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「問い合わせたら、しつこく営業されるんじゃないか」。シェアオフィスを調べていて、最後にそこで止まる人は多いと思います。結論を先に書くと、連絡は来ます。ただ、必ず電話とは限りません。この記事では、問い合わせの入口が複数あることと、連絡が来たときに何を答えればいいのかを整理します。稟議が通っていない段階でも問題ありません。

連絡は来る。ただし「電話が鳴り続ける」わけではない

法人向けシェアオフィスの申込フォームには、「1〜2営業日以内に担当者よりメールもしくはお電話にて対応します」という案内が書かれているサービスがあります。連絡の手段は電話に限定されていない、ということです。送信した瞬間から電話が鳴り止まなくなる、という心配は実態とずれています。

ただし、入力項目に電話番号が必須として含まれているケースは珍しくありません。電話がかかってくる可能性は前提にしておいた方がいいでしょう。逆に言えば、何を聞かれるか分かっていれば備えられる話です。それは後半で整理します。

問い合わせの入口は3種類ある

意外と知られていないのですが、窓口は1つではありません。よくあるのは次の3つです。

資料請求(資料ダウンロード) サービス概要やプランをまとめた資料を受け取る窓口です。まだ社内に説明する前の段階で、手元に資料が欲しいときに向いています。

内覧申込 実際に拠点を見学するための窓口です。日程調整が必要になりますが、写真では分からない広さや静かさを確認できます。

問い合わせ(相談) 料金や条件を先に確認したいときの窓口です。

どれが正解というものではなく、自分の検討段階に合うものを選べば十分です。

ひとつ補足すると、問い合わせと内覧申込で入力項目が変わらないサービスもあります。「内覧はハードルが高い」と感じるかもしれませんが、最初に入力する内容は同じというケースがあるので、見てから決めたいなら内覧申込を選んでも手間は増えません。

連絡が来たときに聞かれること、答えられなくていいこと

フォームの最初の画面で入力を求められるのは、たいてい次の4つです。

  • 会社名
  • 氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号

ここで実務的な注意が1つあります。サービスによっては、Gmailなどのフリーメールでは問い合わせを受け付けていません。 法人向けのサービスなので、会社のメールアドレスを用意しておくと確実です。個人のアドレスを入れてエラーになると、それだけで面倒になって手が止まってしまいます。

そのあとの連絡で聞かれるのは、おおむね「何人で使いたいか」「どのエリアを希望するか」「いつ頃から使いたいか」といった内容です。

逆に、答えられなくていいこともあります。予算の確定額、決裁の時期、契約するかどうかの意思。これらは稟議前なら決まっていないのが当たり前です。「まだ社内で検討を始めた段階で、情報を集めています」と伝えれば話は進みます。むしろそう伝えた方が、相手も提案の粒度を合わせてくれます。

料金は「課金の型」で見ると比較しやすい

金額そのものはサービスや拠点で変わるので、ここでは型だけ整理します。

従量課金型 使った時間や回数に応じて払う形です。出張や外出の合間に使う用途に向きます。

定額型(専有スペース) 特定の拠点に自社専用の個室を持つ形です。席数を決めて固定費として払います。

1拠点使い放題型 指定した1拠点のオープンスペースを定額で使う形です。法人登記に対応している場合もあります。

初期費用の考え方も見ておくといいです。通常のオフィス賃貸だと敷金・礼金・内装工事費がかかりますが、シェアオフィスではこれらが不要なサービスもあります。稟議では「月額いくら」より「初期にいくら出るのか」を聞かれることが多いので、そこを押さえておくと話が早くなります。

向く会社と、正直に向かない会社

ここは正直に書きます。

向く会社

  • 出社率が下がっているのに、オフィスの面積と家賃が変わっていない
  • 出張や外出が多く、移動の合間に作業できる場所が必要
  • 拠点を増やしたいが、初期費用をかけたくない

向かない会社

  • 全員が毎日同じ場所に集まることが前提の働き方をしている
  • 専用の設備や、大量の書類保管が必要
  • 静かな環境が絶対条件の業務が中心

3つ目について補足します。私は会社が用意したドロップイン型のコワーキングスペース、つまり固定席を持たず、行った日に空いている席を使う形式のところを使っていたことがあります。

まず前提として、共有スペースは全くの無音ではありません。複数の人が同じ空間で作業しているので、キーボードを叩く音はありますし、咳やくしゃみの音もあります。この程度の生活音は避けられないものだと思っておいた方がいいです。

そのうえで、マナーを守らない人はどこにでもいます。座席で電話を始める人、その場でオンラインミーティングを開く人、雑談の声が大きい人。知らない人同士が集まって作業する場所なので、オフィス以上に気を配るべき場所だと感じました。

終日集中したい業務が中心なら、オープンスペース中心のプランは合いません。個室が確保できるプランを選ぶか、そもそも別の手段を検討した方がいいと思います。

意外だったこともあります。もっと黙々と作業するだけの場所を想像していたのですが、利用者同士が顔見知りになると普通に雑談が生まれていました。ただしこれはオープンスペースを使う場合の話で、専有の個室を借りるプランなら他の利用者と接する場面はほとんどありません。どちらの雰囲気が自社に合うかは写真では分かりにくいので、気になるなら実際に見ておくといいと思います。

なお、個人事業主やフリーランスが一人で使う場合、法人契約が前提のサービスは条件が合わないことがあります。個人向けのプランがあるサービスを探した方が早いはずです。

公式ページで確認しておくこと

問い合わせる前に、次の4点を見ておくと話が早くなります。

  • 希望するエリアに拠点があるか(対応エリア外だと相談が進みません)
  • 利用人数に合うプランがあるか
  • 法人登記が必要な場合、対応しているか
  • セキュリティ要件を満たすか(情報システム部門や取引先から確認される可能性があります)

ここまで確認できていれば、最初の連絡で「まだ何も決まっていないので話せることがない」という状態は避けられます。